اقفال السنة المالية خطوة بخطوة – دليلك العملي لتصفية الحسابات في نهاية السنة للشركات الصغيرة والمتوسطة
اقفال السنة المالية خطوة بخطوة – دليلك العملي لتصفية الحسابات في نهاية السنة للشركات الصغيرة والمتوسطة
نهاية السنة المالية بالنسبة للمحاسب مش مجرد شوية قيود زيادة وخلاص .. نهاية السنة هي اللحظة اللي بتقف فيها الشركة قدام المراية وتشوف نفسها ماليا
كسبت ولا خسرت
مين ليها ومين عليها
ايه اللي اتبنى في السنة وايه الاخطاء اللي لازم ما تتكررش
اقفال السنة المالية شغل حساس جدا .. لو اتعمل صح :
القوائم المالية هتطلع سليمة
الضرائب هتتحسب صح
الملاك والمديرين هياخدوا قرارات مبنية على واقع
ولو اتعمل بشكل سريع او سطحي
كل السنة ممكن تبقى ارقام مضروبة
ورقم واحد غلط في نهاية السنة ممكن يفضل ماشي معاك سنين
في المقال ده هنتعامل مع اقفال السنة المالية كأننا قاعدين في مكتب شركة حقيقية .. وهناخد الموضوع خطوة خطوة من اول التحضير لحد استخراج القوائم المالية والتعامل مع المراجع والضرائب
المقال موجه بالدرجة الاولى للمحاسبين اللي شغالين في شركات صغيرة ومتوسطة ، واللي عايزين يحولوا اقفال السنة من كابوس لضغط .. لكتاب مهني منظم بيكرر كل سنة بنفس النظام
فهم فكرة اقفال السنة المالية
قبل ما ندخل في التفاصيل مهم جدا نفهم احنا بنعمل ايه اصلا في اقفال السنة
في خلال السنة انت بتسجل كل العمليات عادي:
- ايرادات
- مصروفات
- مشتريات
- مبيعات
- تسويات
لكن في نهاية السنة انت محتاج
-
تتاكد ان كل العمليات اتسجلت
-
توصل لارقام حقيقية للارصدة
-
تفصل بين ما يخص السنة الحالية وما يخص سنوات تانية
-
تطلع ملخص نهائي لوضع الشركة في شكل قوائم مالية
يعني اقفال السنة هو عملية
-
تنظيف
-
تسوية
-
تلخيص
للشغل كله اللي حصل في الـ 12 شهر اللي فاتوا
تجهيز نفسك لاقفال السنة المالية – اهمية الشغل خلال السنة
لو السنة كلها كانت فوضى .. اقفال السنة هيبقى فوضى اكبر
المحاسب الشاطر بيجهز للاقفال من اول يوم في السنة
ازاي
-
تسجيل العمليات اول باول
-
تسويات بنوك شهرية
-
مراجعة مستمرة لحسابات العملاء والموردين
-
جرد دوري للمخزون لو نشاط الشركة يعتمد عليه
لما الحاجات دي بتتعمل بانتظام ، اقفال السنة بيبقى عبارة عن تكملة مش اعادة بناء من الصفر.
خطة العمل العملية لاقفال السنة
خلينا نمشي على خطة واضحة تقدر تستخدمها كـ checklist كل سنة
1
تثبيت فترة الاقفال وعدم قبول عمليات متاخرة بدون ضوابط
2
تسوية البنوك والصناديق نقدا وشيكات
3
مراجعة العملاء والموردين
4
جرد المخزون ومعالجة الفروقات
5
مراجعة الاصول الثابتة والاهلاك
6
القيود التعديلية
المصاريف المقدمة – المستحقة – الايرادات المقدمة – المستحقة
7
مراجعة القروض والفوائد
8
مراجعة الرواتب والتامينات والضرائب على المرتبات
9
استخراج ميزان مراجعة بعد التسويات
10
اقفال حسابات قائمة الدخل ونقل النتيجة لحقوق الملكية
11
اعداد القوائم المالية والتقارير النهائية
وهنشرح كل نقطة بالتفصيل
تثبيت الفترة المالية ومنع الفوضى في اخر لحظة عند اقفال السنة المالية
من اكبر الاخطاء اللي بتحصل في الشركات الصغيرة والمتوسطة
ان الادارة تفضل شغالة عادي جدا وبترجع تبعت فواتير قديمة في شهر 2 او 3 عن السنة اللي قبلها
والمحاسب يفضل يضيف ويعدّل في سنة قديمة الى ما لا نهاية
لازم يكون في قرار رسمي وواضح من الادارة بإن
-
اخر يوم لاستلام مستندات السنة هو مثلا 10 يناير
-
اي مستند ييجي بعد التاريخ ده يتعامل حسب حجمه واهميته
-
لو مهم جدا ممكن يتفتح للسنة الماضية بتوثيق
-
لو مش جوهري يتسجل في السنة الجديدة مع الايضاح المحاسبي المناسب
انت كمحاسب محتاج
-
تقفل الفترة في السيستم بعد ما تخلص من التسويات
-
ما تسمحش باي قيود تعديل من غير موافقة المدير المالي او المدير العام
ده بيحميك وبيحمي الشركة من العبث في الارقام بعد ما القوائم تطلع
تسوية البنوك والصناديق – نقطة الانطلاق الاساسية
في شركات كتير
كل حاجة ممكن تتلخبط
بس لو البنك مضبوط
تقدر ترجع تبني على اساس سليم
تسوية البنوك
-
طلع كشف حساب البنك عن اخر يوم في السنة
-
قارن بين الرصيد في كشف البنك والرصيد في الدفاتر
-
اعمل جدول تسوية يوضح
-
شيكات صادرة لسه ما تصرفتش
-
ايداعات في البنك لسه ما ظهرتش
-
مصاريف بنكية او فوائد او عمولات ظهرت في البنك ولسه ما تسجلتش
-
بعد التسوية لازم توصل لرصيد متطابق ومتفسر مش بس متطابق
كتير من المحاسبين يهمه ان الرصيد يطلع زي كشف البنك وخلاص
لكن الاهم ان يكون في تفسير لكل فرق
تسوية الصندوق
لو عندك خزنة نقدية
-
اعمل جرد فعلي للنقدية يوم 31 ديسمبر او اقرب يوم
-
طلع رصيد الصندوق من الدفاتر في نفس اليوم
-
قارن بينهم
لو في عجز او زيادة -
اعمل محضر جرد
-
حدد المسؤول
-
سجل القيد المناسب
وجود فرق متكرر في الصندوق بيدل على
-
ضعف رقابة
-
او سوء تنظيم في اثبات المصروفات والتحصيلات
مراجعة العملاء والموردين – من ارقام في الدفتر لعلاقات حقيقية
حسابات العملاء والموردين من اخطر الحسابات في الميزانية
لانها مرتبطة بفلوس حقيقية داخل وخارج
مراجعة العملاء
-
طلع كشف تفصيلي بحساب كل عميل
-
ابعت confirmations للعملاء المهمين
خصوصا كبار العملاء او اللي عليهم ارصدة كبيرة -
راجع اعمار الديون
كام في خلال 30 يوم
كام من 30 لـ 60
كام اكتر من 90 يوم
هنا مهم جدا
-
تحدد الديون المشكوك في تحصيلها
-
تناقش الادارة في تكوين مخصص ديون مشكوك في تحصيلها
مثال
لو عندك عميل عليــه 300 الف جنيه
ومتوقف عن السداد بقاله سنة
والادارة عارفة ان حالته مش كويسة
من غير المنطقي تسيبه بكامل المبلغ في الميزانية كاصل سليم
مفروض
-
يتكون مخصص بنسبة معينة
حسب سياسة الشركة
ويقلل من صافي حساب العملاء
مراجعة الموردين
نفس الفكرة
-
طلع كشف بكل الموردين
-
راجع الفواتير المعلقة والمدفوعات المقدمة
-
حاول تطابق مع الموردين المهمين او اللي عليهم مبالغ كبيرة
وجود موردين بارصدة قديمة غير متحركة معناه
-
في فواتير مش محسومة
-
او نزاع قائم
-
او اخطاء في التسجيل
وكل ده لازم يتوضح قبل اقفال السنة
جرد المخزون – من الرفوف للقوائم المالية
لو نشاط الشركة فيه مخزون تجارة او تصنيع
فجرد المخزون في نهاية السنة يعتبر حجر اساس لاقفال صحيح
خطوات جرد المخزون
-
تحديد يوم الجرد وتنظيمه
-
وقف حركة الدخول والخروج قدر الامكان او تنظيمها بنظام جرد اثناء التشغيل
-
تقسيم المخزن لمناطق ومسؤول لكل منطقة
-
تسليم لجان الجرد نماذج الجرد وتوقيعهم عليها
بعد الجرد
-
تقارن بين الكميات الفعلية والكميات الدفترية
-
تحسب الفروقات كميات وقيمة
لو في عجز
-
تبحث عن السبب
هالك طبيعي
سرقة
اخطاء تسجيل
لو في زيادة
-
ممكن تكون اصناف غير مسجلة
-
او اخطاء تحميل سابقة
تتعامل مع الفروقات بقرارات ادارية واضحة
-
تحميل العجز على المسؤول لو في اثبات
-
او تحميله كمصروف هالك
-
ومعالجة الزيادة كإضافة مخزون مع توثيق السبب
وجود مخزون مضبوط في نهاية السنة
بيأثر مباشرة على
-
تكلفة البضاعة المباعة
-
وصافي الربح
مراجعة الاصول الثابتة والاهلاكات
الاصول الثابتة زي
-
السيارات
-
المعدات
-
الاجهزة
-
الاثاث
-
المباني
لازم تتراجع كويس جدا في نهاية السنة
المطلوب
-
تحديث سجل الاصول
-
سعر الشراء
-
تاريخ الاستخدام
-
العمر الافتراضي
-
نسبة الاهلاك
-
التاكد من وجود الاصل فعليا .. وخاصة لو عندك فروع او مواقع مختلفة
الاهلاك
الاهلاك هو توزيع تكلفة الاصل على سنوات استخدامه
لازم تتاكد ان
-
سياسة الاهلاك واضحة ومكتوبة
-
مطبقة بشكل ثابت من سنة للتانية
مثال
لو عندك جهاز قيمته 100 الف جنيه
وعمره 5 سنين
لو بتستخدم طريقة القسط الثابت
الاهلاك السنوي = 100000 ÷ 5 = 20000
لو في اصول خرجت من الخدمة او اتباعـت خلال السنة
لازم تعالج
-
فرق الاهلاك المتراكم
-
والربح او الخسارة من بيع الاصل
القيود التعديلية – مصاريف مقدمة ومستحقة وايرادات مقدمة ومستحقة
دي واحدة من اهم مناطق الشغل المهني في اقفال السنة
الفكرة الاساسية
السنة المالية لازم تتحمل بالمصاريف والايرادات اللي تخصها هي
مش اللي اتدفعت فيها بس
المصاريف المقدمة
مصاريف اتدفعت في السنة الحالية لكن جزء منها يخص السنة اللي بعدها
زي
-
اشتراك تامين مدفوع لسنة قدام
-
ايجار مدفوع مقدما لعدة شهور
في نهاية السنة
-
تحسب الجزء اللي يخص السنة الجديدة
-
تسجله كاصل
مصاريف مقدمة
المصاريف المستحقة
مصاريف تخص السنة الحالية
بس لسه ما اتدفعتش وما اتسجلتش
زي
-
فاتورة كهربا او تليفون عن شهر 12 ولسه ما وصلت
-
حوافز عن السنة الحالية هتتصرف في بداية السنة الجاية
لازم تسجلها كمصاريف مستحقة
عشان قائمة الدخل تعكس مصاريف السنة بشكل حقيقي
الايرادات المقدمة
فلوس اتقبضت في السنة الحالية
بس جزء منها يخص السنة الجاية
مثال تقليدي
شركة تقدم خدمة اشتراك سنوي وتم تحصيل المبلغ بالكامل في شهر 10
جزء من الخدمة هيتقدم في السنة الجديدة
يبقى الجزء ده يتسجل كايراد مقدم
الايرادات المستحقة
ايرادات تخص خدمات اتقدمت في السنة الحالية
بس لسه ما تمش تحصيلها ولا تسجيلها كايراد
زي
-
عقد استشاري تم تنفيذه بالكامل في شهر 12
والفاتورة لسه ما طلعتش
لازم يتسجل ايراد مستحق
الشغل الصح في المنطقة دي
هو اللي بيخلي قائمة الدخل تعبر فعلا عن نتيجة السنة
مش بس عن الفلوس اللي اتحركت في الكاش
القروض والفوائد – ما بين الدفاتر والعقود
لو عندك قروض بنكية او تسهيلات
-
راجع عقود القروض
قيمة القرض
سعر الفايدة
جدول السداد -
طابق الرصيد في الدفاتر مع كشف البنك او شهادة من البنك
المطلوب في نهاية السنة
-
التاكد من فصل الجزء الجاري (قصير الاجل) عن الجزء طويل الاجل
-
تسجيل الفوائد المستحقة حتى نهاية السنة
حتى لو الفاتورة من البنك لسه ما وصلت
في شركات كتير بتنسى تسجل فوائد اخر الفترة
وده بيسبب تضخيم في صافي الربح بشكل غير واقعي
الرواتب والتامينات والضرائب على المرتبات
رواتب الموظفين من اكبر البنود في قائمة المصروفات
في نهاية السنة لازم
-
تتاكد من مطابقة اجمالي الرواتب المسجلة مع ملفات الـ Payroll
-
مراجعة استقطاعات التامينات
حصة الشركة وحصة العامل -
مراجعة ضرائب كسب العمل
والتاكد من تسويتها مع مصلحة الضرائب لو في نظام تسوية سنوية
لو في متاخرات او فروقات
-
لازم تتسجل كمستحقات في نهاية السنة
علشان تظهر التزامات الشركة الحقيقية
استخراج ميزان المراجعة بعد التسويات
بعد ما تخلص كل التسويات والقيود التعديلية
-
تطلع ميزان مراجعة نهائي
ميزان المراجعة في النقطة دي هو
-
الصورة النهائية لارصدة كل الحسابات قبل اقفالها
لازم تراجعه بعين ناقدة
-
هل في حسابات بارقام غريبة مقارنة بالسنة اللي فاتت
-
هل في حسابات ما اتتحركتش خالص طول السنة
-
هل في حسابات سالبة المفروض تكون موجبة والعكس
ممكن تعمل مقارنة بين ميزان السنة دي وميزان السنة اللي فاتت
وتسأل نفسك
-
ايه الحسابات اللي حصل فيها تغيرات كبيرة
-
هل في تفسير منطقي
التحليل هنا مهم جدا قبل ما تروح لخطوة اقفال الحسابات
اقفال حسابات قائمة الدخل ونقل النتيجة لحقوق الملكية
قائمة الدخل بتشتغل على حسابات مؤقتة
-
ايرادات
-
مبيعات
-
تكلفة مبيعات
-
مصروفات
-
الخ
في نهاية السنة
لازم
-
تقفل كل الحسابات دي في حساب اسمه غالبا
ملخص الدخل -
بعد ما تطلع النتيجة صافي ربح او خسارة
يتقفل في حساب ارباح وخسائر مرحلة او رأس المال حسب سياسة الشركة
مثال مبسط للفكرة
لو عندك
-
ايرادات 5 مليون
-
مصروفات 4 مليون
هتقفل الايرادات في ملخص الدخل
ثم تقفل المصروفات في ملخص الدخل
هيتبقى في ملخص الدخل 1 مليون ربح
يتقفل في حساب ارباح مرحلة في جانب حقوق الملكية
طبعا في التطبيق العملي الموضوع بيتم عن طريق برامج محاسبية بضغطة زر تقريبا
لكن مهم جدا تفهم المنطق ورا العملية
لان ده اللي بيخليك تمسك في ايدك الخيط لو حصل خطأ في الاقفال
اعداد القوائم المالية
بعد الانتهاء من الاقفال وميزان المراجعة النهائي
تيجي مرحلة اعداد القوائم المالية الاساسية
-
قائمة المركز المالي
الميزانية -
قائمة الدخل
-
قائمة التدفقات النقدية
-
قائمة التغير في حقوق الملكية
في الشركات الصغيرة والمتوسطة كثير من القوائم بتطلع من السيستم مباشرة
بس دورك كمحاسب
-
تراجع
-
ترتب
-
تتاكد من العرض السليم طبقا للمعايير المعمول بيها في بلدك
مهم جدا تعرض
-
اصول متداولة وغير متداولة
-
التزامات متداولة وغير متداولة
-
تفصيل البند الواحد لو فيه مكونات جوهرية
وقائمة التدفقات النقدية بالذات
لازم تبين
-
التدفق التشغيلي
-
والاستثماري
-
والتمويلي
لانها القائمة اللي الادارة بتبص عليها عشان تفهم وضع السيولة الحقيقي
التعامل مع المراجع الخارجي والضرائب
في شركات كتير
نهاية السنة معناها كمان
-
زيارة المراجع الخارجي
-
وتجهيز ملفات الضرائب
كل ما تكون مجهز من بدري
-
تسويات جاهزة
-
جردات موثقة
-
عقود قروض
-
كشوف حسابات بنوك وعملاء وموردين
كل ما مراجعة السنة تبقى اسهل واقل توترا
التعامل مع المراجع مش معركة
هو شريك هدفه يتأكد ان الارقام منضبطة وان القوائم تعبر عن الواقع
نفس الكلام مع الضرائب
كل ما بياناتك مرتبة وواضحة
كل ما هتقدر تدافع عن موقفك بسهولة
وتقلل احتمالات الخلافات والنزاعات
اخطاء شائعة في اقفال السنة لازم تاخد بالك منها
-
ترك مصروفات او ايرادات تخص السنة بدون تسوية
-
تجاهل الديون المشكوك في تحصيلها وعدم تكوين مخصص
-
عدم تسجيل فوائد القروض المستحقة في نهاية السنة
-
اهمال فروقات المخزون وعدم توثيقها
-
التسرع في اقفال الحسابات قبل مراجعة ميزان المراجعة كويس
-
قبول مستندات عن السنة بعد الاقفال بدون ضابط او توثيق
المحاسب المحترف بيعتبر نهاية السنة
-
اختبار لمهنيته
-
ومرجع للسنة اللي بعدها
ازاي تحول اقفال السنة لنظام ثابت مش مجهود طوارئ
سر النجاح هنا انك
-
تبني ملف او دليل داخلي لخطوات اقفال السنة
تشمل كل اللي شرحناه -
تستخدم checklist جاهزة ترجع لها كل سنة وتطورها
-
تقسم الشغل على مراحل
ما تستناش اخر اسبوع في السنة وتبدأ
مثلا
-
شهر 10 و 11
تراجع حسابات العملاء والموردين -
ديسمبر
تركز على تسويات البنوك والاصول -
بداية يناير
تخلص القيود التعديلية النهائية وميزان المراجعة والقوائم
كل ما توزع المجهود
كل ما الضغط يقل
والجودة تعلى
خلاصة
اقفال السنة المالية مش عملية روتينية ولا عقاب للمحاسبين في اخر السنة
اقفال السنة هو اللحظة اللي بتقول فيها للادارة
دي حقيقة شركتك بالارقام
كم كسبنا
كم خسرنا
مين لينا ومين علينا
وهل اللي بنعمله قابل للاستمرار ولا محتاج تعديل
كل خطوة من اللي شرحناها
من تسوية البنوك والجرد
للمصاريف المستحقة والمقدمة
للاقفال والقوائم
بتقربك من صورة اوضح وادق للوضع المالي الحقيقي
وكل سنة بتعمل فيها اقفال بشكل مهني ومنظم
بتبني قاعدة بيانات اقوى
وتاريخ مالي اقدر تعتمد عليه في التحليل والتخطيط والقرارات الكبيرة
المحاسب العادي بيشوف اقفال السنة تعب
المحاسب المحترف بيشوفه تتويج لشغله طول السنة
