دليل المراجع المالي بالخطوات والتفصيل

دليل المراجع المالي

دليل المراجع المالي بالخطوات والتفصيل زي ما وعدناكم هنكون معاكم خطوة بخطوة في عملية المراجعة المالية ، تعالوا النهارده نعرف مع بعض ايه دليل المراجع المالي واللي يساعدنا على إجراء عملية المراجعة المالية بشكل سلس وسهل وشامل من خلال مقال النهاردة ( دليل المراجع المالي ).

في البداية خلينا نتفق بأن المراجعة المالية ممكن نقسمها لجزئين كالتالي: –

اولًا: إجراءات مراجعة لعمليات الشركة وأنشطتها.

ثانيًا: إجراءات مراجعة للسجلات والدفاتر.

 

---

اولًا: إجراءات مراجعة عمليات الشركة وأنشطتها:

بتتعدد عمليات الشركة وأنشطتها أو الموضوعات اللي ممكن تقابل المراجع عند أدائه لعمله ، والإجراءات دي بتتطلب مراجعة مالية قد تختلف طبقا لظروف كل وحدة ووقت المراجعة وعدد المراجعين ومستوى أدائهم والهدف من المراجعة في دليل المراجع المالي في دليل المراجع المالي.

واللي ممكن نذكر منها على سبيل المثال 11 نقطة هامة جدًا وهم:

1. إجراءات مراجعة العمليات النقدية أو المقبوضات والمدفوعات.
2. إجراءات مراجعة مشتريات الشركة ومردوداتها.
3. إجراءات مراجعة مستخلصات الأعمال.
4. إجراءات مراجعة عناصر المصروفات الأخرى.
5. إجراءات مراجعة المبيعات ومردوداتها.
6. إجراءات مراجعة المزادات.
7. إجراءات مراجعة الإيرادات الأخرى.
8. إجراءات مراجعة بدلات السفر.
9. إجراءات مراجعة السلفة المستديمة.
10. إجراءات مراجعة العهد النقدية.
11. إجراءات مراجعة المخازن.

 

---

تعالوا نعرف ايه الاجراء رقم 1 في البند الاول ونعرف ايه العمليات الخاصة بيه وازاي بتتم في دليل المراجع المالي.

1- إجراءات مراجعة العمليات النقدية أو المقبوضات والمدفوعات:

هذه العمليات متعددة وتتم عن طريق الخزن أو البنوك وقد يخصص لها سجل واحد (يومية المقبوضات والمدفوعات) ، أو عدة سجلات (سجل مقبوضات الخزينة ، سجل مدفوعات الخزينة ، سجل مقبوضات البنك ، سجل مدفوعات البنك) بالإضافة الى تعدد الحسابات التى تتعامل معها سواء كانت مقابلة للمقبوضات أو المدفوعات لذلك فإن الإجراءات التى سنشير إليها هى جزء يكملها ما يرد من إجراءات بباقى العناصر الأخرى المقابلة كالمشتريات ، النقدية المبيعات النقدية ، أو بعناصر المصروفات الأخرى .. إلخ ويتمثل جانب من إجراءات مراجعة العمليات النقدية فى الخطوات التالية كحد أدنى لها:

1. التحقق من مطابقة قواعد التحصيل أو الصرف لما تتضمنه اللوائح المالية الصادرة بالوحدة والقرارات الإدارية المنظمة لها وبما لا يتعارض مع القواعد العامة أو القوانين الصادرة.
2. التحقق من وجود نظام للتأمين ضد خيانة الأمانة لأمناء الخزن أو أصحاب العهد ، وأن قيمة التأمين تغطى أقصى مبلغ يسمح بوجوده في عهدتهم.
3. التأكد من وجود طلبات توريد نقدية معتمدة للمبالغ التى يتم توريدها وأن أمين الخزينة ليس له الحق فى قبول أو رفض أى مبلغ يرد له.
4. التحقق من استعمال قسائم تحصيل أو إذون توريد نقدية مسلسلة ، من أصل وعدد من الصور لها دورتها المستندية ، وأنه لا تقبل أى مبالغ واردة ، إلا بهذه القسائم أو إذون التوريد المسلسلة.
5. مراجعة إذون التوريد المسلسلة اليومية ، على كشوف المتحصلات اليومية والمرفق لها طلبات التحصيل والتأكد من صحة تفريغها وتبويبها طبقا لنوع التحصيل.
6. التثبت من سلامة النظام لمتابعة استعمال دفاتر قسائم التحصيل غير المستعملة وأنها ليست جميعها فى حوزة أمين الخزينة.
7. التحقق من عدم الصرف من المتحصلات وأنه يتم إيداع جميع المتحصلات النقدية أولا بأول بحساب الوحدة بالبنك وأن لها نظاما يحدد فترات الإيداع أو كلما وصل الرصيد لمبلغ معين طبقا للقواعد المقررة.
8. متابعة محاضر جرد الخزن الدورية ، التى تقوم بها الوحدة ومراجعة الرصيد المبين بها على صحة الرصيد الدفترى ومدى كفايتها.
9. القيام بجرد الخزينة جردا مفاجئا أثناء المراجعة ، مع مطابقة رصيد الجرد الفعلى مع الرصيد الدفترى للنقدية.
10. التحقق من وجود ترابط لحركة المستندات بين الخزينة والمراجعة والحسابات بما يساعد على سرعة اكتشاف الأخطاء والإثبات بالسجلات أولا بأول.
11. التحقق من أن جميع المدفوعات تمثل الالتزامات حقيقة على الوحدة من الواجب دفعها.
12. التحقق من أن الصرف تم بإذون صرف مسلسلة ومعتمدة من المستويات الإدارية المقررة وفقا لسلطات الاعتماد المحددة بالوحدة.
13. التحقق من أن المدفوعات تتم بشيكات صادرة ، ولها حدود لسلطات الاعتماد.
14. الاطمئنان على عدم تحرير شيكات لحامله ، أو توقيعها على بياض بل أنها تصدر بأسماء أصحاب الحقوق ، وأن الشيكات بدل فاقد لم تستخرج إلا بعد أخذ كل الاحتياطات الواجبة ، ضمانا لعدم تكرار الصرف وحماية لأموال الوحدة.
15. التثبت من أن الصرف قد تم بعد تنفيذ الغير لالتزاماتهم طبقا للتعاقدات وأن المستندات المرفقة ، تؤيد صحة وسلامة جميع المدفوعات وأنها عن خدمات أديت بالفعل للوحدة خلال الفترة.
16. التأكد من وجود إيصالات بتسلم صاحب الحق لحقه.
17. التحقق بالكامل من المدفوعات التى لا تؤيدها مستندات والربط بينها وبين الغرض من دفعها وانعكاساتها على الوحدة والسلطة التى دفعها أو المستوى الذى دفعها.
18. مراجعة صحة المستند من الناحية الحسابية وسلامته من الناحية الشكلية والموضوعية وأنه يدخل فى أغراض الوحدة وموضحا عليه رقم البطاقة الضريبية لصاحب الحق.
19. التحقق من صحة الاستقطاعات الواردة بالمستند وخصم الضرائب المستحقة.
20. مراجعة شاملة للمدفوعات الرأسمالية ومدى سلامتها وصحة توجيهها.
21. مراجعة المقبوضات الرأسمالية وتتبع تفاصيلها والتحقق منها ومن تسويتها وسلامتها.
22. التحقق من صحة التوجيه المحاسبى لعناصر العمليات النقدية وتحليلاتها.
23. مراجعة كشوف البنوك الواردة وتسويات حسابات هذه البنوك المعدة شهريا وتتبع المعلقات بها خلال الأشهر التالية ، خاصة ما مضى عليه أكثر من ستة شهور.
24. التحقق من مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية لعمليات المقبوضات ومتابعة أى خلل بها.
25. التحقق من مدى كفاية فاعلية المراجعة الداخلية ووجود علاماتها على المستندات.
26. التحقق من وجود أصل وصورة قسائم التحصيل الملغاة.
27. مراجعة سجل (أو سجلات) المقبوضات والمدفوعات للتحقق من:

• • إدراج جميع المقبوضات وتسلسلها وصحة توزيعها.

  • إدراج جميع المدفوعات وتسلسلها وصحة توزيعها.
  • إثبات جميع المدفوعات بشيكات وذلك بمطابقتها مع كعوب الشيكات وكشوف البنك.
  • إثبات جميع المقبوضات وذلك بمطابقتها مع حوافظ الإيداع وكشوف البنك.
  • سلامة إثبات القيد بحساباته المختصة.

  • مراجعة المجاميع الرأسمالية والأفقية للسجل ونقل المجاميع من صفحة لأخرى.

28. مراجعة إثبات إجمالى حركة الشهر بدفتر اليومية والترحيل للأستاذ العام.
29. مراجعة صحة الترحيل لدفاتر الأستاذ الفرعية التحليلية المدينة والدائنة.
30. المقارنة والربط بين المعلومات والتتبع كمراجعة خانة الخصم المسموح به والمكتسب والتأكد من جدية وحقيقة كل منهما.

 

---

2- المشتريات ومردوداتها:

الاجراء رقم 2 من إجراءات مراجعة لعمليات الوحدة وأنشطتها هو المشتريات ومردوداتها في دليل المراجع المالي ودا بيتم عن طريق:

1. التحقق من مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية لمراحلها المختلفة.
2. حصر التسويات وإذون الصرف المثبتة بسجل المشتريات سواء كانت مشتريات نقدية أو آجلة لمراجعتها.
3. التأكد من أن التسوية مرفقا بها إذون الصرف وفاتورة المورد الصادرة بأسم الوحدة ، إذون الإضافة أو الاستلام المخازن ، صورة من أمر التوريد محضر الفحص.
4. التحقق من مطابقة الكميات والأسعار والمواصفات بكل منها.
5. مراجعة التضريب والتجميع والقيمة النهائية ومطابقتها للتسوية النهائية وللمثبت فى السجلات.
6. التحقق من صحة التوجيه المحاسبى وتسويته.
7. متابعة الطرق المتبعة لتموين المخازن ومدى تمشيها مع اللوائح المقررة وأنها فى حدود الاحتياجات.
8. التحقق من تواريخ الاستلام ومدى تمشيها مع الشروط الواردة بأوامر التوريد والإجراءات التى أتخذت فى حالة مخالفتها.
9. التحقق من عدم وجود ملاحظات للجان الفحص والاستلام تؤثر على سلامة الصرف.
10.  التحقق من سلامة إجراءات الشراء المتبعة قبل إصدار أمر التوريد ومدى تمشيها مع لوائح الوحدة ، أو القواعد العامة وصحة اختيار أسلوب الشراء المناسب وسلامة تنفيذ ذلك (الإعلان ، فتح المظاريف ، البت).
11. التحقق من مدى كفاية بيانات أوامر التوريد الصادرة ، واتفاقها مع الشروط الواردة بعطاءات الموردين لمواصفات الأصناف وكمياتها ، ومدى التوريد وأن أوامر التوريد متضمنة الشروط التى تحمى حقوق الوحدة.
12. مدى وجود أسماء الموردين الذين يتم الشراء منهم بسجل الموردين ومدى كفاية هذا السجل وتحديثه أولا بأول.
13. التحقق من عدم التوسع فى الشراء بالأمر المباشر ، أو تجزئة المشتريات استنادا لحاجة الإنتاج وعدم التوافر بالمخازن ، وضياع ميزات على الوحدة مع مراجعة أوامر التوريد لنفس الصنف والرصيد الموجود منه بالمخازن.
14. التأكد من تحصيل التأمينات المؤقتة فى مواعيدها.
15. التحقق من سلامة إجراءات التعاقد بما يحافظ على حقوق الوحدة.
16. التحقق من مناسبة الأسعار ومقارنة بعضها من المتكرر شرائه بأخر الأسعار المشترى بها.
17. حصر ودراسة طلبات الشراء غير المنفذة بأوامر توريد ومتابعة مبرراتها.
18. مراجعة سجلات أوامر التوريد ومتابعة أسباب الأوامر غير المنفذة وما أتخذته الوحدة إزائها.
19. التحقق من فاعلية المراجعة الداخلية ووجود علامتها أو توقيعها على المستندات.
20. التحقق ـ فى حالة الشراء عن طريق المناقصة ـ من صحة البيانات المثبتة بمحضر فتح المظاريف ، وكشوف تفريغ العطاءات المقدمة فى المناقصة بالرجوع الى البيانات الواردة بالعطاءات وخاصة ما يتعلق منها بالأسعار المقدمة والشروط والتحفظات الواردة بعطاءاتهم.
21. التثبت من أن العطاءات التى أوصت لجنته البت بقبولها سددت عنها التأمينات المقررة ، وأنها أرخص العطاءات وأجودها إلا إذا كانت هناك مبررات أقتنعت بها اللجنة وأثبتتها صراحة وتفصيلا فى المحضر لقبول العطاء الأكثر سعراً.
22. التحقق من أن الاخطارات الخاصة بالاعطاءات التى أوصت لجنة البت بقبولها قد أرسلت بعد اعتمادها الى مقدمى العطاءات.
23. بالنسبة للبضاعة الواردة مخالفة لشروط التوريد ، يتم التحقق من أن الإجراءات الواجبة بشأنها (المورد ، شركة التأمين).
24. فحص كامل لمشتريات الشهرين الأخيرين من العام للتحقق من مدى الحاجة لها مع متابعة للأرصدة الموجودة منها قبل الشراء وكذا حركة الاستخدام منها خلال الشهرين التاليين.
25. حصر جميع المشتريات غير المؤيدة بمستندات كافية ومراجعتها والتأكد من ورودها والربط بينهما وبين حركة الإنتاج والاستخدام.
26. مراجعة وفحص مشتريات الشهر الأول والأخير من العام المالى للتحقق من عدم وجود تداخل وما له من تأثير على الحسابات الختامية.
27. استخراج معدلات استخدام المستلزمات ومقارنته بفترات متتالية.
28. التحقق من عدم وجود تأخير فى الإفراج عن الرسائل الواردة ، وحصر ما يترتب على هذا من أعباء لأرضيات أو أجور حراسة أو غرامات وتعطيل الإنتاج.
29. التحق من عدم تأخير الصرف ومتابعة أسبابه إن وجد وذلك بمتابعة تاريخ ورود البضائع واستلام المخازن لها وتسليم الأوراق للحسابات وتاريخ إستخراج الشيكات وإرسالها لأصحابها.
30. التحقق من صحة المستقطعات طبقا للقوانين والقرارات المنظمة أو شروط الشراء ، وأن الفواتير مثبت عليها رقم البطاقة الضريبية للمورد.
31. التحقق من أن المستحقات وصلت مستحقيها بوجود إيصال رسمى بالسداد حيث لا يعنى وجود الفاتورة استلام القيمة إلا إذا كانت مختومة بختم خالص.
32. التثبت من أن المستندات المؤيدة للصرف هى كل المستندات التى تقضى بها القواعد واللوائح المالية.
33. فحص ومراجعة فواتير المشتريات للتحقق من أنها تخص الوحدة وأنها لأصناف تدخل فى نشاطها وأن تواريخها تخص الفترة المالية التى يتم مراجعتها.
34. فحص ومراجعة صور إخطارات المشتريات المرتدة ، ومراجعتها مع صور إذون خروج البضاعة من المخازن ومع صور إذون التسليم للمورد والتأكد من استبعادها من بطاقات الصنف إن كانت قيدت.
35. مراجعة إشعارات الخصم مع الفواتير الأصلية للتأكد من تطابق الأسعار.
36. مراجعة النواحى الحسابية بإشعارات الخصم.
37. مراجعة تسويات المردودات مع الإشعارات ومع المثبت بالسجل.
38. التركيز على مردودات الشهر الأخير ومتابعتها والتأكد من خروجها من الوحدة وعدم إدراجها ضمن بضاعة أخر المدة.
39. مراجعة المستندات على سجل المشتريات ومردوداتها على أن يشمل:-

• • مدى تطابق المستندات مع المقيد بالسجلات إجمالا وتحليلا.

  • التأكد من صحة نقل المجاميع من صفحة لأخرى وصحة المجاميع الشهرية.
  • التحقق من صحة نقل المجاميع الشهرية بقيد محاسبى إجمالى لليومية العامة.
  • التأكد من صحة الترحيل لدفاتر الأستاذ التحليلية.

  • التحقق من صحة الترحيل للأستاذ العام.

 

---

3- الأجور وما فى حكمها:

تعالوا النهاردة نعرف ايه الاجراء رقم 3 من إجراءات مراجعة لعمليات الشركة و دليل المراجع المالي وأنشطتها هو الاجور وما في حكمها بحيث: –

1. التحقق من مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية والدورة المستندية على المراحل المختلفة لإعداد الأجور من حيث الوقت ، إعداد كشوف المزايا والأجور ، التى تم صرفها لمستحقيها وإعادتها لأرشفتها مع المستند الخاص بها.
2. التحقق من نظام الحضور والإنصراف المتبع بالشركة وطرق إثباتها (ساعات ميقاتية ، كشوف ، سراكى ، نظام النمر الحديدية).
3. مراجعة نظام حصر وقت الإنتاج الفعلى إن وجد ومتابعة حصر الوقت غير المنتج أو الضائع وتصنيفه إن كان عاديا أو غير عادى ومتابعة أسبابه.
4. التأكد من تسجيل الغياب بأنواعه.
5. التحقق من صحة البيانات المدرجة بسجلات الأجور أو سجلات قيد العاملين بمراجعتها على المستندات والوثائق الموجودة بملفات الخدمة.
6. التحقق من صحة أسماء العاملين الواردة بكشوف الصرف وذلك بمراجعتها على سجلات الأجور أو سجلات قيد العاملين وحصر أى بيانات غير صحيحة.
7. مراجعة استحقاق الأجر مع جانب من بطاقات الأجر أو بطاقات الحضور أو كشوف تسجيل ساعات العمل.
8. التثبت من إتفاق البيانات التى تتضمنها كشوف المهايا والأجور مع القوانين والقرارات السارية سواء للأجر أو البدلات أو لأنواع الاستقطاعات المختلفة.
9. مطابقة جانب من كشوف الصرف لعدة أشهر وتحقيق أى خلاف بالزيادة أو النقص فى الأجريين شهر وأخر للشخص.
10. التأكد من أن استحقاق صرف الأجور وما فى حكمها يتم وفقا لاعتمادات الموازنة وفى حدودها المقررة.
11. التثبت من صحة ما يصرف من أجور إضافية ومكافآت بالرجوع للقواعد المالية المقررة أو الأوامر الإدارية بالتشغيل الإضافى وما إن كان هناك كشوفا بحصر ساعات العمل الإضافية.
12. الرجوع للقرارات الإدارية بوقف المرتب أو خصم جزء منه ، والتحقق من تنفيذ ذلك.
13. مراجعة إذون الصرف والتسويات التى تتم لبعض العاملين والتأكد من صحتها.
14. مراجعة المجاميع الأفقية والرأسية والتضريبات والخصم والإضافة لكشوف الصرف ومطابقة قيمة الشيكات المسحوبة لها مع إجمالى الكشوف.
15. التحقق من وجود توقيع ذات الشخص أو ختمه أمام مستحقاته.
16. التحقق من وجود التوكيلات لمن لم يوقع بذاته على مستحقاته وأن هذه التوكيلات مستوفاة ولا تستعمل لعدة صرفيات.
17. حصر أسماء الأفراد الذين يصرفون أجورهم بتوكيلات لعدة شهور متتالية (أكثر من ثلاثة شهور) والتحقق من أسباب ذلك.
18. التحقق من إبلاغ الجهات المنتدب منها بعض العاملين بقيمة ما يصرف لهم من أجور إضافية أو مكافأت وما فى حكمها لمراعاة أثرها على حساب الضرائب المستحقة.
19. التحقق من استحقاق الحوافز المنصرفة طبقا لنظام أو لائحة الحوافز المقررة بالوحدة.
20. تتبع أجور العاملين المتغيبين خلال الصرف والتأكد من صرفها مستقبلا لأصحابها.
21. مراجعة صحة احتساب الاستقطاعات من تأمين ومعاش أو تأمينات إجتماعية أو ضرائب أو جزاءات …إلخ.
22. التحقق من اعتماد كشوف الأجور ممن لهم حق ذلك.
23. مراجعة وفحص المكافأت والحوافز التى تصرف للإدارة العليا ومدى قانونيتها.
24. متابعة المكافآت التى تصرف بصفة منتظمة ودوريا تحت أى مسميات.
25. التحقق من توريد المبالغ التى لم يتسلمها أصحابها فى المواعيد المقررة للخزينة وإثبات رقم وتاريخ إذن التوريد أمام اسم صاحب الحق.
26. التحقق من إقرار مندوب الصرف بإتمامها بمعرفته وتحت مسئوليته.
27. الإطلاع على بطاقات حصر دخل الموظف أو العامل خلال السنة والتأكد من إعداد التسوية لضريبة كسب العمل المستحقة لكل منهم.
28. التحقق من إثبات جميع مدفوعات الأجور بالصفحة المختصة لكل شخص.
29. مراجعة صحة إدراج العلاوات الدورية المقررة وأنها وفقا لقرار من السلطة المختصة بها.
30. التأكد من عدم تضمين كشوف المرتبات والمهايا أسماء الذين أحيلوا الى المعاش أو المفصولين أو المنتدبين وذلك بمراجعة الكشوف مع البيان المستخرج بأسماء المنتدبين ومن أحيل أو فصل خلال العام الحالى والسابق والتثبت من ذلك بالإطلاع على القرارات الإدارية الصادرة.
31. مراجعة البيانات المسجلة بالدفتر مع كشف الأجور والشيكات المسحوبة وصحة وسلامة قيدها والاستقطاعات.

 

---

4- باقى عناصر النفقات:

بالإضافة الى الإجراءات السابق الإشارة إليها في دليل المراجع المالي ببعض عناصر المدفوعات الرئيسية كأمثلة فأننا نوضح جانبا من الإجراءات الواجب مراعاتها لدى مراجعة باقى عناصر النفقات:

1. التحقق من تسجيل كافة النفقات التى تمت بالوحدة خلال الفترة المختصة.
2. التحقق من صحة تبويب النفقات ومن ثبات أساس التبويب من فترة لأخرى.
3. التحقق من الفصل بين النفقات الإيراداية والرأسمالية ، ومن أتباع نفس الأسلوب من عام لأخر.
4. التحقق من جدية وصحة النفقات المثبتة بالسجلات والحسابات.
5. التحقق من أن هذه النفقات تدخل فى أغراض الوحدة ولازمة لنشاطها.
6. التأكد من عدم إدراج نفقات وهمية وأنها تمثل التزامات حقيقية للوحدة.
7. التحقق من وجود إذون صرف مسلسلة وأنها معتمدة ممن لهم الحق.
8. التثبت من أن الصرف قد تم بعد تنفيذ الغير لالتزاماتهم ومدى كفاية المستندات المرفقة بالتسوية وحقيقتها.
9. التحقق من وجود إيصالات أو توقيع من صرفت له.
10. التحقق من أى نفقات دون مستندات ، والربط بينها وبين الغرض الذى تحقق منها ، والسلطة التى أقرتها وآثارها.
11. مراجعة صحة المستند من الناحية ا لحسابية والفنية ومدى كفايته.
12. التحقق من سلامة التوجيه المحاسبى.
13. متابعة أنظمة الرقابة الداخلية ومدى كفايتها.
14. التثبت من أن المستندات المؤيدة للصرف هى كل المستندات التى تقضى بها القواعد المالية.
15. مراجعة صحة الاستقطاعات.
16. المراجعة الانتقادية وربط الموضوعات كالاكراميات أو العمولات مع النتائج التى تحققت منها خلال الفترة.

 

---

5- المبيعات ومردوداتها:

1. فحص مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية لمراحلها المختلفة بالوحدة.
2. حصر التسويات وإذون القيد المثبتة بسجل المبيعات سواء كانت نقدية أو آجلة لمراجعة مستنداتها.
3. التحقق من أن التسوية أو إذون القيد مرفقا بها صورة الفاتورة مسلسلة مستوفاة للشكل والموضوع.
4. متابعة طرق البيع المختلفة ومدى تمشيها مع اللوائح ونظام الوحدة (نقدا ، آجل ، بالطريق المباشر ، وكلاء ، وسطاء ، غرف البيع ….. الخ ).
5. التحقق من مطابقة الأصناف المدرجة بصور فواتير البيع المسلسلة مع أصل إذن التسليم الموقع عليه من العميل بالاستلام ومع إذون الصرف من المخازن.
6. مطابقة الأسعار المدرجة بصور الفواتير البيع المسلسلة مع الأسعار الواردة بقائمة الأسعار المعتمدة.
7. التثبت من عدم استعمال فواتير بيع بيضاء دون أرقام مسلسلة.
8. التحقق من وجود نظام لمتابعة دفاتر فواتير المبيعات غير المستعملة.
9. مراجعة العمليات الحسابية بالفواتير من تضريب وتجميع ، ومطابقة القيمة النهائية للتسوية المعدة عنها.
10. التحقق من صحة التوجيه المحاسبى وأنها متضمنة قيمة المبيعات فقط وليس الضرائب.
11. التحقق من الخصومات على الفواتير ونوعها وأنها فى حدود الاختصاصات واللوائح.
12. التحقق من صحة إضافة وخصم الضرائب ، الرسوم ، الإتاوات.
13. مراجعة سجل عقود وطلبيات العملاء وأوامر التوريد الواردة منهم ومدى الجدية فى تسليم المنتجات أو المبيعات لهم فى مواعيدها.
14. فحص المدد بين تسليم البضاعة وتاريخ استخراج الفواتير ثم قيدها فى حسابات العملاء وطلب السداد حتى لا يكون هناك تواطؤ فى السداد.
15. مراجعة وفحص المبيعات الآجلة والأسس التى تعتمد عليها الوحدة فى دراسة مراكز العملاء ضمانا لحقوقها ، ومدى تمشى هذه الضمانات مع اللوائح وحماية أموالها.
16. التأكد من تضمين الفواتير أسعار النقل فى حالة النقل للعملاء وأسس حسابها.
17. فحص كامل لمبيعات الشهر الأول والأخير من العام منعا من تداخل مبيعات السنوات وما لها من آثار على الحسابات الختامية.
18. التحقق من تواريخ خروج البضائع من سجل البوابة فى الشهرين الأولين والأخيرين من العام ومطابقتها مع الفواتير لمعرفة حقيقة السنة المالية التى تدرج بها هذه الإيرادات.
19. فحص كامل للمبيعات التى لا تؤديها مستندات مع حصرها وربطها بالمنصرف من مخازن المنتجات أو إذون الخروج من البوابة.
20. فحص المبيعات للعاملين بالوحدة وقواعدها ، والخصم الممنوح لهم ومدى تكرار البيع لنفس الأشخاص للسلع التى لها نظام حصص أو معمرة أو تباع كدرجة ثانية أو ثالثة أو بأسعار منخفضة.
21. فحص الهدايا والعينات والسلطة التى اعتمدتها وأثرها على نشاط الوحدة وعائدها وهل صرفت فى مناسبة عادية من عدمه.
22. التحقق من مردودات المبيعات وأسبابها وهل هى لأخطاء وعيوب فنية أم لتراجع العميل ومدى تكرارها ومطابقة كمياتها مع إذون الإرتجاع وتقرير الفحص وإذون استلام المخازن لها.
23. التحقق من أن مجموع المبيعات النقدية اليومية يتم توريد قيمتها للخزينة أولا بأول.
24. التحقق من وجود أصل وصور الفواتير الملغاة.
25. مراجعة مقايسات جانب من العمليات والمقارنة بين عناصر تكاليفها والمبيعات.
26. مراجعة الإيرادات الناشئة عن عمليات التشغيل للغير.
27. مطابقة أنواع المبيعات مع السنوات السابقة وموازنة العام ومتابعة الخلافات وأثرها.
28. متابعة قيمة المبيعات ومعدلات التحصيل منها.
29. تتبع قيمة مردودات المبيعات التى تمت فى أواخر السنة المالية والتأكد من ورودها وإدراجها ضمن بضاعة أخر المدة.
30. مراجعة المستندات على سجلى المبيعات ومردوداتها على أن يشمل:

• • مدى مطابقة التسويات والقائم والقيود مع السجلات المحاسبية.

  • التحقق من صحة القيد الإجمالى والتحليل على حسب نوع المبيعات.
  • التحقق من صحة المجاميع الرأسية والأفقية والترحيل من صفحة لأخرى.
  • مطابقة القيد المحاسبى الشهرى للمبيعات بالمثبت باليومية العامة والمرحل للأستاذ العام.

  • التحقق من ترحيل القيم للأستاذ الفرعى لكل عميل.

31. مراجعة جانب من ملفات العملاء ، والمكاتبات المتبادلة معهم ومتابعة أسباب أى خلاف يتضح.
32. مراجعة مبيعات المعارض المحلية أو الخارجية أو المكاتبات وقواعد الرقابة عليها خاصة لنظام استلام الأصناف كميا وصرفها ، وطرق سداد قيمة مبيعاتها ومدى توريدها أولا بأول ودقة عهد الأصناف بها.

---

 

6- المزادات:

1. التحقق من وجود كشوف (معدة من إدارة المخازن) بالأصناف الراكدة أو عديمة الاستعمال أو الخردة أو الهالك ، وأن هذه الكشوف معتمدة ممن له الحق فى ذلك.
2. مراجعة تصنيف وتبويب هذه الأصناف والتحقق من صحتها من لجنة بها عضو من المخازن.
3. مراجعة قرارات اللجنة التى تولت تقدير قيمة الأصناف المقررة بيعها بالمزاد ومدى صحة الأساس التى استرشدت بها التقدير (أسعار الشراء ، الأسعار السائدة فى السوق ، الأسعار السابقة).
4. التحقق من اعتماد قرارات اللجنة ممن لهم هذا الاختصاص قانونا.
5. التحقق من سلامة الإجراءات كالإعلان عن تفاصيل الأصناف المراد بيعها وشروطها وفقا للقواعد التى تتضمنها اللوائح السارية.
6. التأكد من تحصيل التأمينات الابتدائية المقررة لاشتراك المتزايدين وكذا تحصيل التأمينات النهائية المستحقة ممن رسا عليهم المزاد وأنه تم رد التأمينات المؤقتة الى من لم يرس عليهم المزاد.
7. التحقق من تنفيذ الشروط على من رسى عليه المزاد من سحب الكميات المقررة فى المواعيد المحددة ، وسداده لقيمة هذه الأصناف فى مواعيدها.
8. التحقق من أن الأصناف التى تم تسليمها هى نفس الأصناف المعلن عنها.
9. التحقق من استبعاد الأصناف التى تم تسليمها من العهدة المخزنية.
10. التحقق من صحة وسلامة التوجيه المحاسبى لمبيعات المزادات.
11. مراجعة صحة القيد المحاسبى لها مع المثبت بيومية العمليات المتنوعة أو المقبوضات حسب الأحوال.
12. التحقق من أن الإجراءات تضمنت لجنة لحصر الأصناف المراد بيعها وتصنيفها وأخرى للتثمين أو تقدير القيمة ولجنة للبيع والتسليم.
13. التحقق من ذكر أسماء التجار المتزايدين بمحاضر جلسة المزاد والأسعار التى تقدموا بها.
14. التحقق من عدم بيع الهوالك والتالف والدشت دون إجراء مزادات.
15. التثبت من أن أسعار البيع فى الحالة الأخيرة ـ أن تمت ـ ألا تكون أقل من أسعار المرات السابقة.

 

---

7- الإيرادات الأخرى:

بخلاف إجراءات مراجعة إيرادات الوحدة الرئيسية كالمبيعات السابق الإشارة إليها في دليل المراجع المالي فقد يكون للوحدة مصدر أخر للإيرادات مما نوضح معه بعض من إجراءات لمراجعة المبيعات أو المزايدات:

1. مراجعة مستندية لقيودها وتسويتها للتحقق من كفاية وحقية المستندات المؤيدة لهذه الإيرادات وسلامتها.
2. التحقق من صحة تسجيلها وسلامة توجيهها محاسبيا.
3. التحقق من عدم إثبات إيرادات وهمية أو إيرادات متعلقة بفترة قادمة.
4. مراجعة حسابية لمستندات هذه الإيرادات.
5. فحص كامل للإيرادات ذات القيمة المرتفعة نسبيا وأن مصدرها غير عادى فإن ذلك يتطلب متابعته ومدى تمشيه مع القوانين ونشاط الوحدة.
6. التحقق من صحة تبويب الإيرادات ومن ثبات أساس التبويب من فترة لأخرى.
7. التحقق من سلامة التمييز والفصل بين الإيرادات الناتجة عن النشاط الرئيسى والإيرادات غير المرتبطة بهذا النشاط.
8. مراجعة إنتقادية لعناصر الإيرادات مع ربطها بنشاط الوحدة وأغراضها ومساهميتها.
9. التحقق من مدى كفاية نظم الرقابة الداخلية.

---

8- بدلات السفر:

تعالوا النهاردة نعرف ايه الاجراء رقم 8 من إجراءات مراجعة لعمليات الوحدة وأنشطتها في دليل المراجل المالي –  ونعرف ايه العمليات الخاصة بيه وازاي بتتم والاختلافات اللي ممكن تقابلنا حسب ظروف وحجم التشغيل بالشركة وهو بدلات السفر.

 

1. التأكد من أن التسوية وإذن الصرف مرفقا بها قرار التكليف للسفر الداخلى موضحا به نوع المهمة والمدة المقررة.
2. التأكد من وجود استمارة بدل سفر مرفقة بالتسوية موضحا بها البيانات اللازمة كنوع المأمورية ، الغرض منها ، الوظيفة …. الخ وكذا صورة من تقرير عن المأمورية المكلف بها الشخص.
3. أن الفئات المحسوبة طبقا للوائح المقررة.
4. التحقق فى حالة السفر الخارجى من وجود القرار الإدارى الصادر من السلطة المختصة موضحا به المهمة المكلف بالسفر لها والغرض منها والمدة والمعاملة المالية خلال المهمة.
5. التحقق من أن السفر ليس بدعوة خاصة أو على حساب الجهة الخارجية.
6. صحة البدل المنصرف والذى يختلف ما إن كانت مهمة أو دعوة وتمشى ذلك مع اللوائح المقررة بالوحدة.
7. التحقق من إرفاق إيصال بالقيمة المسددة لشركة الطيران ولا يكفى بأى حال بصورة تذكرة السفر حيث أن القيمة التى عليها لا تمثل حقيقة المسدد.
8. التحق من رد تذكرة السفر بعد العودة وإرفاقها مع المستندات.
9. تتبع خطة الرحلة التى على تذكرة السفر وهل بها بلاد إضافية حملت بالوحدة بمبالغ دون مبرر.
10. التحقق من أن المنصرف له البدل من العاملين بالوحدة ، ولأعمال تخص الوحدة.
11. التثبت فى التسوية النهائية ـ إن كان صرف للمسافر عهده ـ من رد الباقى بنفس العملة السابق الصرف لها بها.
12. التحقق من أن التسوية تمت بتقويم العملة الحرة على أساس أسعار الصرف المعلنة فى تاريخه.
13. التحقق من صحة التوجيه المحاسبى للبدلات وإدراجه بسجل المدفوعات.
14. التحقق من فاعلية المراجعة الداخلية فى مراجعة مستنداتها.

 

---

9- السلف المستديمة:

1. التحقق من وجود قواعد للسلف المستديمة تحكمها وتنظم إجراءاتها.
2. التثبت من أن مصدر السلفة المستديمة هو القيمة المستخرجة بشيك لتمويلها ولا يدخل معها أى مقبوضات أخرى.
3. التثبيت من أن المستندات المؤيدة لصرفها هى كل المستندات المقررة طبقا للوائح والقرارات والنظم.
4. التحقق من أن الصرف منها يتم بإذون صرف مسلسلة خاصة بها ولها سلطات اعتماد ومخصص سجل لها مبوب حسب أنواع مصروفاتها المختلفة.
5. التحقق من صحة الأغراض التى تصرف فيها وأنها متمشية مع الأغراض المحددة ولا تستعمل فى تمويل المشتريات أو السداد للموردين وإلا أصبحت خزينة صرف عادية.
6. التحقق من عدم تجاوز الحد الأقصى المقرر للصرف منها.
7. الإطلاع على المحاضر الدورية لجردها والتى يجب ألا تقلت عن مرتين شهريا.
8. التحقق من كفاية مستنداتها المرفقة بإذون الصرف ، ومراجعتها من المراجعة الداخلية.
9. التحقق من استعاضتها دوريا وكلما قاربت على النفاذ وعدم تجاوز الاستعاضة قيمة السلفة المنصرفة والتدقيق فى متابعة الاسباب فى هذه الحالة.
10. التأكد من أنها مستندة الى أحد العاملين الدائمين ذوى السمعة الطيبة والكفاءة والخبرة ولم يسبق إحالته للتحقيق.
11. القيام بإجراء جرد فعلى لها خلال فترة الفحص القائم والتحقق من مطابقة النتيجة للرصيد الدفترى.
12. التحقيق من تسوية قيمتها فى نهاية العام وتوريد المتبقى منها.
13. التأمين على المسئول عنها ضد خيانة الأمانة.
14. التحقق من مناسبة قيمتها وعدم زيادتها حتى لا تكون وسيلة لاستعانة بها فى صرف سلف أو مبالغ بإيصالات مؤقتة.
15. مراجعة صحة التوجيه المحاسبى لاستعاضتها ومطابقتها مع المدرج بيومية المدفوعات النقدية.
16. التثبت من استيفاء المستندات للاستقطاعات المقررة.

 

---

10- العهد النقدية أو السلف المؤقتة:

وهى تختلف عن السلفة المستديمة التى تعد نقدية أو خزينة مصغرة لمواجهة الأغراض الصغيرة النثرية ، أما العهد النقدية فهى تمثل المبالغ الى تصرف كعهدة لشخص محدد ولغرض محدد يتطلب تسويتها فور انتهاء الغرض منها وتتلخص إجراءات مراجعتها فيما يلى:

1. التحقق من استيفاء شروط صرفها بطلب مرفق بالتسوية على أن يشمل على الأقل الغرض منها والمبلغ المطلوب صرفه تقريبا ـ فى حدود المقايسة أو الغرض ـ والمدة التى ستسرى خلالها هذه العهدة.
2. التثبت من موافقة السلطة المختصة على الطلب أو المذكرة المرفقة بالتسوية.
3. التأكد من عدم صرفها لأمناء الخزن.
4. التأكد من عدم صرف أكثر من عهدة للشخص الواحد إلا بعد تسوية العهدة.
5. فحص ومراجعة التسويات التى تتم للعهد للتحقق من:

• توريد باقى المبالغ فور انتهاء الغرض منها.
• تنفيذ الغرض منها عقب تسليم العهد بمراجعة تواريخ المستندات المرفقة وإذون استلام المخازن….. الخ.
• أسباب إعادة وتوريد كامل قيمة العهدة بعد فترة من صرفها ودون أداء الغرض منها.
• أسباب تأدية المطلوب على عدة مرات مما يطيل فترة بقاء العهدة.

6. التحقق من تسوية العهدة فى الوقت المقرر لها.
7. صحة التوجيه المحاسبى للتسوية.
8. صحة الإثبات بسجل المدفوعات النقدية أو العمليات الأخرى.
9. صحة الترحيل للحسابات الإجمالية والفرعية للعهد.
10.  التأكد من عدم صرف أى مبالغ منها تختص بها السلفة المستديمة.

 

---

11- المخازن

واخيرًا الاجراء رقم 11 من إجراءات مراجعة لعمليات الشركة وأنشطتها –  ونعرف ايه العمليات الخاصة بيه وازاي بتتم والاختلافات اللي ممكن تقابلنا حسب ظروف وحجم التشغيل بالشركة في دليل المراجع المالي.

بالإضافة الى ما ذكرنا بالإشراف على الجرد فإن المراجع يقوم بالعمليات التالية:

1. المرور على جميع المخازن ومعاينتها على الطبيعة ومتابعة أسلوب وطرق التخزين ومدى كفايتها.
2. التحقق من وسائل الأمان المتوفرة للمخازن ضد السرقة والحريق.
3. مدى نظافة المخازن وترتيبها أو تخزين بعض الأصناف بالعراء وفى أماكن غير محكمة.
4. دراسة لائحة المخازن المعتمدة للوحدة ومدى كفايتها وإتباع إجراءاتها.
5. التحقق من عدم وجود أصناف لا تخص الوحدة إلا بإذن خاص ويكون لها وسائل تنظم طريقة إثباتها من حصر وصرف وإضافة.
6. التحقق من أن الاستلام والصرف الفعلى يتم عن طريق المخازن وليس إجراء مستنديا فقط لاستكمال الناحية الشكلية.
7. التحقق من صحة إدراج أرصدة أول العام ببطاقات الصنف.
8. مراجعة إذون الصرف والاستلام والارتجاع المسلسلة على بطاقات الصنف والتحقق من إثباتها ومن صحة الترصيد.
9. التحقق من أن النظام المتبع يبين الحد الأدنى والأعلى وحد الطلب للأصناف.
10. التأكد من وجود تأمين على محتويات المخازن وعلى أمين المخزن وأن التأمين على المخازن يغطى الحد الأعلى لموجوداته.
11. مدى وجود أمين مخزن أو أكثر لكل مخزن حسب احتياجاته ووضوح حدود مسئولياته واختصاصاته.
12. وجود فهرست واضح للأصناف الموجودة بالمخازن.
13. التأكد من إعداد محاضر تسليم وتسلم للعهدة الموجودة بالمخازن عند تعيين أو فصل أو نقل أمين المخزن المختص.
14. الإطلاع على كشوف الجرد الدورية والمستمرة للمخازن والتأكد من فاعليتها ومدى كفايتها ومطابقة بعض أرصدتها مع الرصيد الظاهر ببطاقات الصنف لنفس التاريخ.
15. إجراء جرد فعلى لجانب من الأصناف خلال المراجعة ومطابقة النتائج مع بطاقات الصنف الممسوكة بالمخازن.
16. الإطلاع على كشوف الراكد أو غير المستعمل ومتابعة الإجراءات التى أتخذت إزاءه من الوحدة.
17. التحقق من نظام صرف العهد الشخصية كالعدد والأدوات …. الخ وإن لها نماذج صرف خاصة بها وأن لكل صاحب عهدة بطاقات خاصة به تتضمن بيانات العهد المنصرفة لها.
18. التحقق من عناية الوحدة بتخزين الأصناف القابلة للتلف أو التسرب أو الاشتعال.
19. التحقق من كفاية الوسائل التى تسهل عمليات الاستلام أو الصرف كالموازين والمقاييس.
20. إجراء مطابقة بين بطاقات الصنف الممسوكة بالمخازن وبين مثيلاتها الممسوكة بحسابات مراقبة المخازن ومتابعة أسباب الفروق وأن الأخيرة مثبت بها الأسعار بجانب الكميات.
21. فحص ومراجعة أسلوب التسعير بحسابات مراقبة المخازن للأصناف الواردة المحلية والأجنبية وجماركها وباقى أعبائها وكذا أسس تسعير المنصرف للعمليات.
22. متابعة الأصناف المنصرفة للعمليات والمرتد منها ونسبته وأسبابه.
23. حصر الأصناف التى يتم إضافتها للمخازن وعدم الصرف منها لنحو ستة شهور أو ضآلة المنصرف منها.
24. التحقق من عدم وجود تداخل بين الأصناف بأكثر من مخزن.
25. التحقق من أن كل مخزن يتضمن العناصر الخاصة به.
26. متابعة الإجراءات التى اتخذت إزاء الفروق التى تتضح خلال الجرد سواء كانت فروقا طبيعية أو غير طبيعية.

 

---

وبكدا نكون خلصنا الجزء الاول من دليل المراجع المالي

الجزء التاني في مقال منفرد من خلال اللينك التالي إجراءات مراجعة السجلات والدفاتر