طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري للشركة بشكل عملي

The practical steps for setting up organizational structure

طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري – في مقالة اليوم هنتكلم بملخص سريع ازاي نعمل هيكل تنظيمي للشركات بشكل عملي مع التنفيذ خطوة بخطوة بالشرح بالامثلة.

أولا: إعداد الهيكل التنظيمي:

الخطوة الأولى: تحديد الخطط والسياسات والوقوف على الأهداف:

الخطط تملي على المنظمة الغاية والأهداف التي يجب أن تسعى لإنجازها. واهداف الوحدة هى التى تحدد ما إذا كان سيتم إنشاء إدارات جديدة ، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة ( وهنا يجب التوضيح إن إعطاء مسؤوليات جديدة للإدارات يتم بعد مراجعة الاختصاصات الخاصة بالإدارة أو الوحدة التنظيمية وفقا للهدف المنوطة بتحقيقه والتأكد من قدرتها على تحقيق هذا الهدف الجزئى ) ، كما من الممكن إلغاء بعض التقسيمات التنظيمية أو أن تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرار (وهنا يجب التنويه بإيجاز إن إنشاء أي علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات تنتج أما من استحداث تقسيمات تنظيمية جديدة أو نقل تبعية بعض التقسيمات أو إعادة تقييم لمستوى معين أو إلغاؤه ) فالتنظيم هو الذي سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.

الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:

ولإتمام هذه الخطوة فأنه يجب الإجابة على السؤال الخــاص بما هي الأنشطــــة الضروريــــة ( وعادة ما يطلق عليها الأنشطة الحاكمة أو الرئيسية ) لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة ؟ حيث يجب إعداد الأنشطة بناء على الأهداف الخاصة بالوحدة ( والتي يتم تحديدها في قرار إنشاء الوحدة من خلال قرار وزاري ، قرار إداري بالنسبة للوحدات التابعة للجهات الحكومية أو من خلال قرارات مجالس الإدارة والجمعيات العمومية بالنسبة للوحدات التابعة للقطاع الخاص أو المشترك ) وعلى أن يتم تحديد الأنشطة الضرورية وفقا للترتيب التكراري الخاص بها بدأ من الأنشطة ذات الطبيعة المتكررة وانتهاء بالأنشطة التي يتم انجازها مرة واحدة وفى هذه الخطوة يجب أن يتم الآتي :- .

فحص الأنشطة : في هذه الخطوة يتـم فحص الأنشطة اللازمة لتحقيق هدف الوحدة للوقوف على طبيعتها ما إذا كانت أنشطة رئيسية للوحدة ( ماليه ، إداريه ، تسويقية ، الخ ) وهذه الأنشطة تحدد نوعية الوظائف التي سترسم الهيكل الوظيفي للوحدة فيما بعد ( والمقصود بالهيكل الوظيفي هو تحديد الوظائف نوعا وعددا لكل تقسيم تنظيمي يتبع الوحدة في خريطة تتشابه إلى حد كبير بالخريطة التنظيمية ) والتي يطلق عليها الوظيفة الحاكمة أو الرئيسية كما انه يتم فيها تجنب واستبعاد الأنشطة الغير ضرورية والتي لا تمثل ضرورة في تحقيق هدف الوحدة.
تجميع الأنشطة: يتم تجميع الأنشطة المتشابه معا وبشكل متجانس ( متكرر ، أو متكامل ، أو متوالي ) في وحدات بناء مستقلة .
ربط وحدات البناء: في هذه الخطوة يتم ربط وحدات البناء المحددة للهيكل ( التسويقية ، المالية ، الإدارية معا ) وبشكل متجانس من خلال قنوات اتصال تساعد على تحقيق هدف الوحدة .

حتى الخطوة الثانية فقد حددنا التنظيم الخاص بالوحدة وفقا للخطوات السابقة على النحو التالي:-

الخطوة الثالثة: تحديد الأنشطة المعاونة / المساعدة اللازمة للوحدة التنظيمية:

في هذه الخطوة فأنه يتم تحديد الانشطه المعاونة ( استشاريه ، أو فنية ) أو كلاهما والأنشطة الأستشاريه هي الأنشطة التي تبعد عن خط السلطة وتقتصر وظيفتها على تقديم المقترحات الفنية والاستشارات في مجال عمل الوحدة أو تقديم الخدمات المعاونة إلى التقسيمات التنظيمية الرئيسية في الوحدة أما الأنشطة هي السلطة التي يستمدها صاحبها من الخدمات التي يقدمها إلى الإدارات الأخرى ليس بحكم كونه رئيساً عليها – كما هو في السلطة التنفيذية – ولكن بحكم الخدمات التخصصية التي يقدمها لها . .

في الخطوة الثالثة فقد تنامي الهيكل التنظيمي على النحو التالي :-

الخطوة الرابعة: السلطات و تفويض العمل:

إن وجود عدد من المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي يتطلب بالضرورة تفويض كل مســـتوى من المستـــــويات التابعة ببعض الصلاحيــات لتحقيـــــق مســـتوى أداء جيــــد ( والمقصود بالصلاحيات هى السلطات ) وذلك لتخفيف العبء على متخذ القرار في الوحدة حيث إن المقصود بالتفويض هو أن يعهد مستوى أدارى أعلى ببعض السلطات إلى مستوى أدارى أدنى منه لممارسة العمل

ملاحظات هامة في عملية تفويض السلطة:

يحث مبدأ التفويض على ضرورة تفويض الرئيس أو المسئول الإداري مرؤوسيه المباشرين، وعلى جميع مستويات الهيكل التنظيمي ، بممارسة بعض صلاحيات .

الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات:

هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية و الأفقية في التنظيم ككل . الهيكل الأفقي يبين من هو المسئول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:

يعرف علاقات العمل بين الوحدات العاملة.
يجعل القرار النهائي تحت السيطرة ( فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح ).

طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري

وفى هذه المرحلة سيتم التحدث عن أهم المبادئ التنظيمية الواجب مراعاتها عند إعداد الهيكل التنظيمي:-

مبدأ وحدة الأمر :- (unity of command)
من مبادئ التنظيم الهامة مبدأ وحدة الأمر والمقصود به ألا يتلقى المرؤوس أوامره إلا من رئيس واحد فقط، وكما يقول المثل العامي: “المركب التي بها رئيسين تغرق” ومما يؤكد على سلامة هذا المبدأ وجوده بشكل فطري في المنزل حيث إن رب الأسرة هو المسئول عن تربية الأولاد ونصحهم وإرشادهم وتوجيههم وفى خلية النحل، فلا تجد لخلية أكثر من ملكة، وإن كان هناك أكثر من ملكة مرشحة فإنه يتم سباق تنافسي بينهما لتقضي أحداهما على الأخرى أو تطردها وتظل الرئاسة لواحدة فقط، فإن كان ولا بد من وجود ملكة قوية أخرى فإنها حينئذ يمكن أن تقود سرباً جديداً من النحل الصغير الناشئ وتنطلق به لبناء خلية جديدة وهكذا.

ولكن على الرغم من كون مبدأ وحدة الأمر يؤكد على ضرورة تلقى المرؤوس الأوامر الخاصة بمهام وظيفته من مدير واحد إلا انه يمكن في بعض الوحدات والتي تتطلب فعاليه هياكلها التنظيمية أن يتم إعدادها من خلال استحداث تقسيمات إدارية تتبع فنيا رئيس القسم المسئول بينما موقع العمل في تقسيم أخر كما الحال فى ( مثل القيام بأعداد هيكل تنظيم وفقا للتوزيع الجغرافي ) وسأقوم بشرحها بشكل مبسط إن شاء الله في السطور التالية من خلال المثال التالي :- يتضمن الهيكل التنظيمي المعتمد لمستشفى الجزيرة للمسالك البولية بمنطقة جزيرة بدران بحي شبرا تقسيم أدارى بمسمى نظم المعلومات وبمستوى قسم يتولى تنفيذ كافة أعمال التركيبات والصيانة لشبكات الحاسب الآلي وأجهزتها في كافة أفرع ووحدات المستشفى وفقا للهيكل التنظيمي التالي :-

في هذه الخطوة نجد إن الإشراف الواقع على مكتب الدعم الفني يتمثل في نوعين من الأشراف:-

النوع الأول: الإشراف الإداري:- ويمثل في مجموعة الأنشطة الهادفة إلى تحقيق أفضل مستوى من الرقابة على العاملين بالوحدة للتحقق من مدى التزامهم بتطبيق السياسات والنظم واللوائح الإدارية للمستشفى من حيث تطبيق كافة النشرات المنظمة للعمل سواء الخاصة بالحضور والانصراف أوالجزاءات الادارية اوغيرها ويكون القسم الفني هو المسئول عن هذا النوع من الأشراف .

النوع الثاني: الإشراف الفني:- ويتمثل في مجموعة الأنشطة الهادفة إلى تحقيق أفضل مستوى من الرقابة الفنية الخاصة بمجال العمل النوعي ذاته وفى هذه الحالة هو مجال الحاسب الآلي على العاملين بالوحدة للتحقق من مدى التزامهم بتطبيق السياسات والنظم واللوائح الفنية للمستشفى من حيث تنفيذ واجبات ومسئوليات العمل الخاصة ببطاقات الوصف الوظيفي لهم ويكون المسئول في هذه الحالة عن الإشراف الفني هو إدارة نظم المعلومات . ولعلنا نختم هذا المبدأ فى التنظيم بقول الله عز وجل:

” لو كان فيهما ألهة إلا الله لفسدتا ، فسبحان الله رب العرش عما يصفون ” الأنبياء : 22

وفى المثال التالي يتم توضيح كيفية تسلسل سلطة إصدار الأوامر حسب التسلسل الأدارى ووفقا لمبدأ وحدة الأمر ( ومع الأخذ فى الاعتبار مبدأ تفويض السلطة )

2- مبدأ نطاق الأشراف : – (unity of span of supervision)

نحن متفقين إن تقسيم أوجه النشاط بالمنظمة إلى تقسيمات تنظيمية كل تقسيم يضم مجموعة من الأنشطة المتجانسة ويسعى إلى تحقيق هدف جزئي من أهداف الوحدة ، وهذا يعنى بالتبعية أن كل وحدة من هذه الوحدات تخضع لرئاسة (إشراف) مدير مسئول .فمدير المنظمة هو المشرف على مديري الإدارات الرئيسية (المرؤوسون) في المستوى الإداري الأعلى للمنظمة , ومدير الإدارة هو مشرف على التقسيمات التابعة له كمرؤوسين في المستوى الإداري الأوسط , ورئيس القسم هو مشرف على رؤساء التقسيمات التنظيمية الأصغر وذلك في المستوى الإداري الأدنى…..وهكذا . ونطاق الإشراف يعني عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم مدير واحد أيا كان مستواه الإداري.

ويختلف نطاق الإشراف من منظمة إلى أخرى نظرا لتأثير بعض العوامل ودون الخوض في كافة العوامل ذات التأثير النسبي على نطاق الإشراف والتي قد تختلف من وحدة تنظيمية لأخرى فأن من أهم العوامل التي تؤثر على نطاق الإشراف هي :

قدرات المدير: حيث تعتبر قدرات المدير الإشرافية ذات علاقة طردية مع نطاق الإشراف حيث كلما تزداد مهارات المدير القيادية والإشرافية كلما يزداد عدد المرؤوسين والعكس صحيح .
صعوبة وتعقد العمل: وهو مرتبط بعلاقة عكسية حيث كلما زاد تعقد العمل وصعوبته كلما قل مستوى الأشراف وقل عدد المرؤوسين والعكس صحيح .

وعملية الأشراف تتضمن الأشراف الادارى ( وهى العملية الخاصة بمتابعة المرؤوسين في تطبيق اللوائح والنظم الإدارية الخاصة بالمنظمة

3- مبدأ وحدة الهدف :- ( unity of purpose )

اتفقنا على إن الخطوة الأولى في العملية التنظيمية هو الوقوف على أهداف المنشاة المراد تحقيقها وهذا يدل على إن التنظيم هو وسيلة لتحقيق هذه الأهداف. وحتى نحقق أهداف التنظيم والتي هي أهداف المنشأة فأنه يجب ان نأخذ في اعتبارنا الآتي :-

تحديد هدف الوحدة الإدارية في هيكلها التنظيمي تحديد واضح و تجنب التداخل في أهداف أو اختصاصات
الوحدات الأخرى العاملة بذات المنشأة .
تقسيم هدف الوحدة الرئيسي إلى مجموعة من الأهداف الجزئية والتي يتم ترجمتها في صورة أنشطة على وحدات البناء في الهيكل التنظيمي المقترح توزيع سليم يراعى فيه مبدأ التخصص وتقسيم العمل .

مثال: انعقدت الجمعية العمومية لمؤسسة نوار للأجهزة الكهربائية بالقاهرة واتفقت في اجتماعها على إجراء بعض التعديلات التنظيمية بإدارة الاستيراد للمؤسسة في محافظة الإسكندرية لتتولى القيام بالأتي :-

استلام بوالص الشحن لبضائع المؤسسة ومتابعة تواريخ وصول البضائع مع مكاتب الشحن المختلفة .
إنجاز المعاملات الجمركية و استيفاء النماذج المقررة لإجراء الفحص والإحصاء لبضائع المؤسسة عند استلامها والتحقق من مطابقتها للمواصفات عددا ونوعا .
تسليم المواد المستوردة بمخازن المؤسسة بالمحافظة بالتنسيق مع إدارة المخازن الرئيسية بالمؤسسة .

في هذه الحالة العملية ينبغي علينا الأخذ في الاعتبار التالي :-

أولا : معرفة ما إذا كانت عملية تنفيذ كافة الإجراءات الخاصة بالمعاملات الجمركية الخاصة ببضائع الشركة كانت تتم من قبل تقسيم إداري أخر بالمؤسسة أم لا ( وبمعنى أخر هل كان من ضمن أهداف تقسيم ادارى أخر بالمنظمة أم لا ) فإذا كان من ضمن المهام الموكلة إلى تقسيم أخر فانه في هذه الحالة سيتم نقل تبعيته من التقسيم وليكن على سبيل المثال من إدارة المشتريات إلى إدارة الاستيراد وهنا يجب الأخذ في الاعتبار الآتي :-

تعديل أهداف إدارة المشتريات من خلال مراجعة و تعديل الاختصاص العام والاختصاصات التفصيلية للإدارة وتقسيماتها ( بعد نقل تبعية التقسيم الخاص بتخليص المعاملات الجمركية ) إلى إدارة الاستيراد.
تعديل أهداف إدارة الاستيراد والتحقق من مدى قيامها بتحقيق الأهداف المنوطه بها ( فيما يتعلق بتنفيذ كافة الإجراءات المنوط بها التقسيم الجديد قسم التخليص الجمركي – فرع الإسكندرية ) من خلال تعديل الاختصاص العام بما يتماشى مع المهام الموكلة للإدارة من خلال القسم الجديد التابع لها.

ثانيا : أما إذا كانت عملية تنفيذ كافة الإجراءات الخاصة بالمعاملات الجمركية الخاصة ببضائع الشركة كانت تتم من قبل جهة خارج المؤسسة وسيتم استحداث تقسيم أدارى جديد بإدارة الاستيراد فأنه يجب أن نأخذ في اعتبارنا الآتي:-

مراجعة أهداف إدارة الاستيراد المتمثلة في ( الاختصاصات العامة للإدارة ، والاختصاصات التفصيلية الخاصة بالتقسيمات الفرعية التابعة لها أولا وتعديل الاختصاصات العامة بما يتماشى التقسيم الجاري استحداثه وتعديل الاختصاصات التفصيلية بما يساعد على تحقيق التقسيم الادارى الجديد أهدافه .
استحداث التقسيم الجديد من خلال انشاءة وتحديد تبعيته التنظيمية وفقا لقرار انشاءة ( في هذه الحالة يكون قرار الجمعية العمومية هو المحدد لقرار إنشاء القسم ) .

شرح طريقة اعداد هيكل تنظيمي واداري من مجهود ا/ ماجد امين

maged.amin@gmail.com

تابع ايضا
إتعلم Personnel