خطة زيارات ومتابعة العملاء لمندوب المبيعات – CRM بسيط على Excel
ازاي تتابع عملاءك وتخطط زياراتك كمندوب مبيعات من غير ما حد يقع منك؟
النهارده هنتكلم عن خطة زيارات ومتابعة العملاء لمندوب المبيعات – CRM بسيط على Excel ، ودا لأن صفقات كتير بتضيع مش عشان السعر ولا المنتج ، لكن عشان المندوب نسي يكلم العميل في الميعاد ، او مش فاكر آخر مرة اتكلموا قالوا ايه.
في المقالة دي هنعرف مراحل البيع من اول اسم وصلك لحد ما الصفقة تتقفل ، وازاي تسجل كل زيارة ومكالمة في سطر ، وتحدد ميعاد المتابعة الجاية ، والشيت يقولك مين متأخر ومين النهارده ، وتعمل خطة زيارات الاسبوع وملخص الشهر ، ومعاها شيت excel جاهز.
الاول متفقين إن الـ CRM مش لازم يكون برنامج غالي. الـ CRM فكرة: كل عميل ليه سطر ، وكل تواصل معاه ليه سطر ، وكل تواصل ليه خطوة جاية وميعاد. لو التلات حاجات دول موجودين ، انت عندك CRM حتى لو على Excel.
| مراحل البيع7 | العملاء200 سطر | سجل التواصل500 سطر | الملفExcel |
مراحل البيع – العميل ماشي فين؟
كل عميل في اي لحظة بيبقى في مرحلة من دول. وفايدة المراحل إنك تعرف تعمل ايه مع كل عميل ، بدل ما كل العملاء يبقوا في دماغك “لسه بنتكلم”.
1
عميل محتمل
اسم وصلك ولسه ما اتكلمتش معاه.
2
اتواصلنا
اول مكالمة او رسالة حصلت.
3
زيارة / اجتماع
قابلته وفهمت احتياجه.
4
عرض سعر
بعتله عرض مكتوب.
5
تفاوض
بيتكلم في السعر او الشروط.
6
اتقفلت
كسبنا او خسرنا – وفي الحالتين اكتب السبب.
خلي بالك. اسماء المراحل في الشيت بتتغير من شيت الاعدادات ، فلو شركتك بتسميها بشكل تاني اكتب الاسماء بتاعتكم ، والقوايم في باقي الشيت بتتغير معاها.
الشيت فيه ايه؟
| الشيت | بتكتب فيه | بيحسب لوحده |
|---|---|---|
| الاعدادات | اسمك ، الشركة ، شهر الملخص ، اسماء المراحل وانواع التواصل | – |
| العملاء | اسم العميل ، النشاط ، المنطقة ، المسئول ، المرحلة ، القيمة المتوقعة ، اول تواصل ، تاريخ القفل | الكود ، آخر تواصل ، عدد التواصلات ، المتابعة الجاية ، حالة المتابعة |
| سجل التواصل | التاريخ ، كود العميل ، النوع (زيارة – مكالمة – واتساب – ايميل – اجتماع اونلاين) ، الهدف ، النتيجة ، الخطوة الجاية ، ميعاد المتابعة | اسم العميل ، وحالة المتابعة |
| الملخص الشهري | – | التواصلات بأنواعها ، العملاء الجداد ، الصفقات اللي كسبتها وخسرتها ، المتابعات المتأخرة ، خط المبيعات |
القاعدة الذهبية: مفيش تواصل من غير خطوة جاية وميعاد
بعد كل زيارة او مكالمة اسأل نفسك سؤالين: ايه الخطوة الجاية؟ وامتى؟ واكتبهم في السجل. “هكلمه الاسبوع الجاي” مش ميعاد ، الميعاد تاريخ. والشيت بعد كدا بيعمل الباقي:
- اتعملت – لو سجلت تواصل مع نفس العميل في ميعاد المتابعة او بعده.
- متأخرة – الميعاد عدى ومفيش تواصل اتسجل.
- النهارده وقريب – ميعادها النهارده او خلال الايام اللي انت محددها في الاعدادات (3 ايام افتراضيا).
- مقفول – صفقة العميل اتقفلت كسب او خسارة ، فمش هيظهر في المتابعات.
خطة زيارات الاسبوع في 10 دقايق
كل يوم احد الصبح (او اول يوم شغل عندك) افتح شيت العملاء ، واعمل فلتر على “حالة المتابعة” واختار متأخر والنهارده وقريب. دي قايمة الاسبوع. رتبها بالمنطقة عشان تجمع الزيارات اللي جنب بعض في نفس اليوم ، وابدأ بالمتأخر والصفقات اللي قيمتها اكبر.
الأثر العملي: العميل اللي في مرحلة “عرض سعر” ومحدش كلمه بعد العرض هو اكتر صفقة ممكن تضيع وانت مش واخد بالك. خلي اول سطر في خطة كل اسبوع العروض اللي اتبعتت ومتابعتها متأخرة.
الملخص الشهري – مثال لشركة متخيلة
الشيت جاي ببيانات مثال لشركة متخيلة اسمها “شركة النور للادوات المكتبية” و8 عملاء متخيلين في شهر اكتوبر 2026 ، عشان تشوف الشكل قبل ما تمسحها وتكتب بياناتك. ودا اللي الملخص طلعه للمثال ده:
18
تواصل في الشهر
8
عملاء جداد
1 كسب – 1 خسارة
صفقات اتقفلت
50%
نسبة الكسب
نسبة الكسب هنا = الصفقات اللي كسبتها ÷ (اللي كسبتها + اللي خسرتها) في نفس الشهر ، يعني 1 ÷ (1 + 1) = 50%. والارقام دي مثال بس من البيانات المتخيلة ، مش متوسط سوق ولا رقم مستهدف.
وتحت الملخص في جدول خط المبيعات (Pipeline): عدد العملاء والقيمة المتوقعة في كل مرحلة. لو لقيت عملاء كتير في “عميل محتمل” وقليلين في “عرض سعر” ، يبقى المشكلة في التحويل من اول تواصل لزيارة ، مش في عدد الاسماء.
ولو عايز تعرف تجيب عملاء محتملين منين اصلا ، شوف مقال بناء الاستراتيجية التسويقية لشركتك خطوة بخطوة ، وكمان بناء وجود رقمي للشركات خطوة بخطوة.
ملحوظة هامة: اسماء العملاء وتليفوناتهم بيانات شخصية وملك الشركة. احفظ الشيت على جهاز الشركة او المكان المعتمد عندكم ، وما تبعتوش لحد من برا الشركة ، وامشي على سياسة شركتك في حماية البيانات.
اسئلة شائعة عن متابعة العملاء على Excel
ينفع اعمل CRM على Excel؟
ينفع لمندوب او فريق صغير: عميل في سطر ، وكل تواصل في سطر ، وميعاد متابعة لكل تواصل. ولما الفريق يكبر او الشركة تعتمد نظام CRM ، البيانات دي بتتنقل له بسهولة.
اتابع العميل بعد عرض السعر امتى؟
حدد الميعاد مع العميل نفسه وانت بتبعت العرض (“اكلم حضرتك يوم كذا؟”) واكتبه في الشيت ، ده احسن من اي رقم ثابت.
ايه الفرق بين خطة الزيارات وسجل الزيارات؟
الخطة هي اللي هتعمله (المتابعات المتأخرة والقريبة) ، والسجل هو اللي حصل فعلا ونتيجته. الشيت بيطلع الخطة من السجل.
اكتب سبب خسارة الصفقة ليه؟
عشان بعد كام شهر تعرف الصفقات بتضيع ليه: السعر ، الميعاد ، المنافس ، ولا المتابعة. ودا اهم درس في الشيت كله.
خلاصة
كل عميل في سطر ومرحلة ، وكل تواصل في سطر وليه خطوة جاية وميعاد ، وكل اسبوع فلتر على المتأخر والقريب ، وكل شهر بص على الملخص وخط المبيعات. بكده مفيش عميل هيقع منك.
وفي الختام ارجو يكون المقال افاد حضراتكم ولو بجزء بسيط في الشغل.
عايز تطور مهاراتك في الشغل بشكل عملي؟
كارييريانز بتقدم برامج تدريب عملي وورش بتشتغل فيها على حالات زي اللي جوه الشركات بالظبط ، وفريق التوظيف بيوصل المرشحين بالشركات في كل التخصصات.
تابع ايضا:
إدارة الوقت – تنظيم مهام العمل بشكل فعال وسريع
ازاي تعمل بحث سوق لمشروعك قبل ما تبدأ – خطوة بخطوة
شيت التدفق النقدي الشهري لشركة صغيرة – تعرف فلوسك رايحة فين
كمان تقدر تتابع قناتنا على اليوتيوب لمزيد من الشروحات: إتعلم Personnel
المقال والشيت منهجية عملية للاستخدام الداخلي ، ومفيش فيهم ارقام سوق. كل الشركات والعملاء والارقام في المثال متخيلة للتوضيح بس.
